Anbefalinger til god organisationsledelse

1 Organisationens kommunikation og samspil med medlemmer og øvrige interessenter

Organisationens opgave er at varetage medlemmernes interesser indenfor rammerne af organisationens formålsparagraf, og organisationen bør arbejde i overensstemmelse med medlemmernes ønsker. Det kræver, at medlemmerne har både indsigt i og mulighed for at komme til orde om organisationens arbejde.

God organisationsledelse kræver således, at der skabes en god ramme for organisationens kommunikation med medlemmer og interessenter, og en platform for dialog internt i organisationen mellem bestyrelsen, direktionen og medlemmerne.

Organisationen bør af hensyn til dialogen og medlemsdemokratiet fremme aktiv deltagelse i dialog om organisationens arbejde og udvikling.

1.1 Dialog mellem organisation, medlemmer og øvrige interessenter

1.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen sikrer en løbende dialog mellem organisationen og medlemmerne, således at medlemmerne får relevant indsigt i organisationens interessevaretagelse og forvaltning af medlemmernes interesser, og at bestyrelsen kender medlemmernes holdninger, interesser og synspunkter i relation til organisationen.

Organisationen bør udarbejde en strategi for medlemsdialog, der beskriver hvad, hvordan og hvornår medlemmerne skal informeres. Strategien bør forholde sig til, hvorledes kommunikationen kan bidrage til at tiltrække nye relevante medlemmer til organisationen.

Bestyrelsen bør deltage i eller løbende orienteres fra direktionen om medlemsmøder, hvor organisationens arbejde er til drøftelse med medlemmerne.

1.1.2 Det anbefales, at bestyrelsen vedtager politikker for organisationens forhold til dets interessenter herunder medlemmer, samt sikrer, at interessenternes interesser respekteres i overensstemmelse med organisationens politikker herom.

Bestyrelsen bør vedtage fx en politik for kommunikation med eksterne interessenter og en politik for organisationens sikring af medlemsrettigheder, herunder etiske spilleregler.

1.1.3 Det anbefales, at organisationen offentliggør årsberetninger.

Årsberetningen bør give medlemmer og andre interessenter indblik i organisationens varetagelse af medlemmernes interesser samt forvaltning af bestyrelsens ansvar overfor medlemmerne. Årsberetningen bør indeholde økonomiske nøgletal af væsentlighed for medlemmerne.

1.2 Generalforsamling

1.2.1 Det anbefales, at bestyrelsen ved tilrettelæggelse af organisationens generalforsamling planlægger afviklingen, så den understøtter aktivt medlemskab.

Generalforsamlingen bør tilrettelægges, så medlemmerne har reel mulighed for at deltage aktivt i generalforsamlingen. Særlig for landsdækkende organisationer bør det overvejes, om det er hensigtsmæssigt for organisationen at give medlemmerne mulighed for at deltage i generalforsamlingen uden at være fysisk til stede.

1.2.2 Det anbefales, at reglerne for anvendelse af fuldmagter på generalforsamlingen indrettes, så de understøtter et aktivt medlemskab.

Regler for anvendelsen af fuldmagter bør overvejes nøje, så de i størst mulig grad kræver reel aktiv stillingtagen fra fuldmagtsgiver til hvert enkelt punkt på dagsordenen.

1.3 Fusioner og overtagelse

1.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen vedtager en procedure vedrørende fusioner eller indmeldelse i andre organisationer. Proceduren bør fastsætte, at bestyrelsen afholder sig fra uden generalforsamlingens godkendelse at træffe dispositioner, som reelt afskærer medlemmerne fra at tage stilling til fusionen eller indmeldelse i en anden organisation, hvor organisationen afgiver suverænitet.

Proceduren bør sikre, at medlemmerne får reel mulighed på en generalforsamling at træffe beslutning om fusioner med eller indmeldelse i andre organisationer, hvis beslutningen indeholder afgivelse af suverænitet for organisationen og dermed afgivelse af medlemsrettigheder.

Proceduren skal samtidigt sikre, at både bestyrelsen og generalforsamlingen træffer beslutning på et oplyst grundlag, herunder om hvorvidt der afgives suverænitet og medlemsrettigheder, hvorvidt der påføres nye medlemsforpligtelser, samt om hvorledes og i hvilket omfang beslutningen kan omgøres.