Anbefalinger til god organisationsledelse

2 Bestyrelsens opgaver og ansvar

Det er bestyrelsen opgave at
  • Varetage medlemmernes interesser med omhu og under behørig hensyntagen til øvrige interessenter
  • Varetage den overordnede og strategiske ledelse af organisationen med henblik på at opfylde organisationens formålsparagraf
  • Fastlægge organisationens strategiske mål og sikre, at de nødvendige forudsætninger for at nå disse mål er til stede i form af såvel finansielle som kompetencemæssige ressourcer samt sikre en forsvarlig organisering af organisationens aktiviteter
  • At ansætte en kompetent direktion, fastlægge arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen, fastlægge direktionens opgaver og ansættelsesforhold samt sikre ansvarlighed, planlægning, opfølgning samt risikostyring
  • At udøve kontrol med direktionen og fastlægge retningslinjer for, hvorledes denne kontrol skal udøves
  • At sikre, at direktionen fortsat udvikles og fastholdes eller afskediges, samt at direktionens vederlag afspejler de resultater, som direktionen opnår
Bestyrelsesformanden står til ansvar for bestyrelsen for organisering, indkaldelse og ledelse af bestyrelsens møder samt for at sikre effektiviteten i bestyrelsens arbejde og skabe bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet.
Bestyrelsen og bestyrelsesmedlemmerne bør tilegne sig viden om strategisk ledelse af en organisation samt i øvrigt løbende opdatere og uddybe deres viden om relevante forhold for organisationen.

2.1 Overordnede opgaver og ansvar

2.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen mindst en gang årligt tager stilling til de forhold, der skal indgå i bestyrelsens varetagelse af sine opgaver.

Bestyrelsen bør udarbejde en årsplan, der indeholder tid til årlig drøftelse af organisationens strategiske mål. Årsplanen bør desuden indeholde en gennemgang af bestyrelsens forretningsorden og andre forhold af betydning for bestyrelsens organisering og arbejdsform.

2.1.2 Det anbefales, at bestyrelsen mindst en gang årligt tager stilling til organisationens overordnede strategi med henblik på at udfylde organisationens formålsparagraf.

Bestyrelsen bør have en årlig drøftelse af organisationens strategiske mål samt vedtage handlingsplaner til indfrielse af de strategiske mål og organisationens formålsparagraf. Strategidrøftelsen bør indeholde overvejelser om, hvorvidt strategi og handlingsplaner i tilstrækkeligt grad sikrer både organisationens position og langsigtede indfrielse af formålsparagraffen.

2.1.3 Det anbefales, at bestyrelsen påser, at organisationen har en struktur for medlemskab, som understøtter, at organisationens strategi og langsigtede værdiskabelse er i medlemmernes og organisationens interesse samt redegør herfor i organisationens årsberetning og/eller på organisationens hjemmeside.

Struktur for medlemskab drejer sig om organisationens demokratiske beslutningsprocesser, demokratiske organer, demokratiske medlemsrettigheder, kontingentstruktur og medlemsskabstyper. Det centrale for bestyrelsens vurdering er at sikre, at organisationen har en struktur, der understøtter aktivt medlemskab og som kan sikre en langsigtet fastholdelse af medlemsopbakningen til organisationen.

2.1.4 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger retningslinjer for direktionen, og herunder fastlægger krav til direktionens rettidige, præcise og tilstrækkelige rapportering til bestyrelsen.

Retningslinjerne skal regulere ansvars- og opgavefordelingen mellem direktionen og bestyrelsen samt direktionens rapportering til bestyrelsen. Retningslinjerne bør indeholde eventuelle begrænsninger på direktionens økonomiske disponeringer, krav til arbejdsgange, krav til godkendelse af politikker, fastlæggelse af direktionens mandat til disponering i sager af strategisk betydning for medlemmerne eller organisationen, fx forhandlingsmandatet i politisk interessevaretagelse, retningslinjer for fordeling mellem bestyrelsen og direktionen af opgaven som repræsentant for organisationen i ekstern kommunikation og i eksterne relationer.

2.1.5 Det anbefales, at bestyrelsen mindst én gang årligt drøfter direktionens sammensætning og udvikling, risici og succesionsplaner.

Bestyrelsen bør jævnligt overveje om sammensætningen af direktionen er passende i forhold til indfrielse af organisationens strategiske mål og handlingsplaner samt drøfte eventuelle risici i forbindelse med midlertidige eller varige frafald i direktionen.

2.1.6 Det anbefales, at bestyrelsen årligt drøfter organisationens aktiviteter for at sikre en for organisationen relevant mangfoldighed i organisationens ledelsesniveauer, herunder fastsætte konkrete mål og i ledelsesberetningen i organisationens årsberetning og/eller på organisationens hjemmeside redegør for såvel sin målsætning som status for opfyldelsen heraf.

Organisationen bør have en for organisationen passende mangfoldighed i bestyrelsen, den daglige ledelse og personalet. Det kan fx gælde køn, alder og/eller andre for organisationen relevante forhold. Med mindre særlige forhold taler imod, bør organisationen have en afbalanceret kønsmæssig fordeling særligt i ledelsen.

Organisationen bør analysere og rapportere overfor medlemmerne om mangfoldighed. Mangfoldighed i en organisation vil ofte passende kunne måles i forhold til sammensætning af medlemsskaren.

2.2.   Samfundsmæssig betydning

2.2.1 Det anbefales, at organisationen dokumenterer sin og medlemmernes samfundsmæssige betydning samt redegør herfor i organisationens årsberetning og/eller på organisationens hjemmeside.

Organisationens evne til at varetage medlemmernes interesser i forhold til samfundet hænger sammen med organisationens samfundsmæssige position og betydning. Denne bør derfor være organisationen bekendt, og den bør kommunikeres til organisationens interessenter.

2.3.   Formanden og næstformanden for bestyrelsen

2.3.1 Det anbefales, at der vælges en næstformand for bestyrelsen, som fungerer i tilfælde af formandens forfald, og som i øvrigt er en effektiv sparringspartner for formanden.

Formandens og næstformandens opgaver, pligter og ansvar kan med fordel fremgå af bestyrelsens forretningsorden.

2.3.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen undtagelsesvis anmoder formanden eller bestyrelsesmedlemmer om at udføre særlige driftsopgaver for organisationen, herunder kortvarigt at deltage i den daglige ledelse, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion.
Beslutninger om formandens eller bestyrelsesmedlemmers deltagelse i den daglige ledelse og den forventede varighed heraf, bør oplyses medlemmerne.

Der skal være en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, bestyrelsen og direktionen. Hvis formanden eller bestyrelsesmedlemmer indgår i den daglige ledelse eller påtager sig særlige opgaver i organisationen, bør det være midlertidigt, og der skal tages særlige forholdsregler, der sikrer, at der ikke skabes usikkerhed om rolle- og ansvarsfordelingen i bestyrelsen og mellem bestyrelsen og direktionen, samt at bestyrelsens kontrolfunktion overfor direktionen ikke svækkes.